Wissenssammlung

Durch die bisher veranstalteten Informations- und Erfahrungsaustausche zwischen Hochschulen wurde bereits Wissen aufgebaut, welches an dieser Stelle gebündelt abrufbar ist.

Basiswissen (digitale) Akten

Aktenführung – wozu ist das gut?

Erklärvideos zu den folgenden Themen von IT.NRW:

Aktenführung – Wozu ist das gut?
Akte – Vorgang – Dokument
Aktenrelevanz
Aktenplan

https://www.it.nrw/aktenfuehrung-wozu-ist-das-gut-91671

Digitale Aktenführung

Um die Herausforderungen zu beleuchten, die sich beim Thema digitale Aktenführung stellen, werden rechtliche Rahmenbedingungen beleuchtet so wie in das Thema Records Management (Digitale Schriftgutverwaltung) eingeführt. Unterlagen zur digitalen Aktenführung finden Sie im ILIAS der HÜF NRW.

Digitale Signatur

Wann benötige ich eigentlich welche Art von digitaler Signatur? Wir haben eine Entscheidungshilfe zusammengestellt, welche die wichtigsten Punkte adressiert und mit Beispielen veranschaulicht. Das Dokument finden Sie im ILIAS der HÜF NRW.

Einführung eines DMS

Wie bewältigt eine Hochschule eigentlich die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems? Wir bieten einen Überblick über die Schritte zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems, zeigen relevante Erfolgsfaktoren und Herausforderungen aus der ersten Informationsveranstaltung und kleine Austauschrunden zu verschiedenen Themen auf. Unterlagen zur Einführung eines DMS finden Sie im ILIAS der HÜF NRW.

WS (Ersetzendes) Scannen

Im Workshop wurde das Thema Scannen vielfältig beleuchtet: Allgemeine Informationen zum Thema Scannen, Hochschulen mit Erfahrungen im Scannen von Bestandsakten teilten ihre Lessons Learned, es gab Einblicke in einen Musterprozess zur Digitalisierung des Posteingangs und sowie in das Thema hybride Aktenführung. Unterlagen zum WS (Ersetzendes) Scannen finden Sie im ILIAS der HÜF NRW.

Good Practice Aktenplan

Die Hochschulen Niederrhein und Bochum, die Fachhochschule Aachen sowie die Universität Bielefeld präsentieren ihre Vorgehen zur Erstellung eines Aktenplans und diskutieren damit einhergehende Herausforderungen. Unterlagen zum Good Practice Aktenplan finden Sie im ILIAS der HÜF NRW.

Good Practice Anbindung beBPo an d.velop documents

Die Universität Bielefeld präsentiert ihr Vorgehen hinsichtlich der Anbindung des besonderen elektronischen Behördenpostfachs (beBPo) an das Dokumentenmanagementsystem d.velop documents. Die Unterlagen dazu finden Sie im ILIAS der HÜF NRW.

Good Practice Authentifizierung

Am Beispiel der Umsetzungen an der Universität Duisburg-Essen wird aufgezeigt, welche Möglichkeiten d.velop documents zur Authentifizierung über Shibboleth bietet. Die Unterlagen zum Good Practice Authentifizierung finden Sie im ILIAS de HÜF NRW.

Prozessorientierte Aktenführung

Handreichung zum Ausloten der Möglichkeiten mit einer prozessorientierten Aktenführung, um die nach § 12 EGovG NRW geforderte Optimierung von Verwaltungsabläufen umsetzen zu können. Das Dokument finden Sie im ILIAS der HÜF NRW.

Seminarangebote DIGI-V

Das Projekt DIGI-V.NRW hat sich zum Ziel gesetzt ein Fortbildungsprogramms zur Entwicklung digitaler Kompetenzen in Hochschulverwaltungen zu gestalten. Das aktuelle Programm finden Sie auf den Seiten der HÜF und können sich dort auch für die entsprechenden Veranstaltungen anmelden.

Umsetzungsstandards

In diesen Standards werden Festlegungen bezüglich der Umsetzungen von DH.NRW Masterprojekten getroffen, die von allen an der Umsetzung beteiligten Personen zu berücksichtigen sind. Dadurch wird sichergestellt, dass die Vorgehensweisen im Rahmen der einzelnen Umsetzungen, soweit möglich, identisch sind. Die dazugehörigen Dokumente finden Sie im ILIAS der HÜF NRW.