Das Kompetenzzentrum E-Akte.nrw

Einführung und Betrieb der elektronischen Akte

Im Zuge der digitalen Transformation stehen viele Hochschulen vor der großen Herausforderung der Digitalisierung der Verwaltungsprozesse. Meist wird diese Veränderung als Einführung einer elektronischen Akte (E-Akte) bezeichnet, die im Vergleich zur physischen (Papier)Akte zeit- und ortsunabhängiger verfügbar gemacht und somit auch effizienter bearbeitet werden kann. Um sich gegenseitig zu unterstützen haben sich verschiedene Hochschulen im E-Akte.NRW Verbund zusammen geschlossen und mit dem Kompetenzzentrum E-Akte.NRW den Grundstein zur Zusammenarbeit initiiert.

Das Kompetenzzentrum organisiert den Informations- und Erfahrungsaustausch, der beispielesweise zum einen über Informationsveranstaltungen und Workshops stattfinden wird aber zum anderen auch Beratungsangebote und Schulungen vorsieht. Zusätzlich werden in verschiedenen Projekten Lösungen ausgearbeitet die partizipierenden Hochschulen zur Verfügung gestellt werden sollen. Dazu gehört die Instalation und der Betrieb eines DMS Systems oder auch Musterlösungen, die in verschiedenen eigenständigen Projekten zur Digitalisierung von Prozessen im Dokumentenmanagementsystem (E-Vorgangsbearbeitung) und zur Abbildung von Objektakten (sogenannte NRW-Hochschulmaster) entwickelt werden. Das Kompetenzzentrum stellt hier sicher, dass in den Projekten die Standards für E-Akte-Projekte eingehalten werden und unterstützt die Projekte, falls gewünscht, durch Dienstleistungen.