Hintergrund und Ziele

Die Einführung der E-Akte ist eine enorme Herausforderung für die Hochschulen, die über die Implementierung technischer Systeme, wie ein Dokumentenmanagementsysteme (DMS) hinausgeht. So hat beispielsweise jede Hochschule ihre eigenen individuellen Arbeitsprozesse zu Ihren Vorgängen, die es für die technische Implementierung abzubilden gilt. Darüber hinaus unterscheiden sich die Systemlandschaften der Hochschulen, in die neue Systemkomponenten wie das DMS integriert werden. Um diesen Herausforderungen bestmöglich begegnen zu können und die Hochschulen bei der Umsetzung zu unterstützen, ist der E-Akte.NRW Verbund initiiert worden. 

  • Gemeinsam arbeiten wir dabei unter anderem an Musterlösungen für die Implementierung unterschiedlicher Akten. Die daraus hervorgehenden Lösungen können von anderen Hochschulen genutzt werden, die dann auf die individuellen Besonderheiten oder Bedürfnisse einzelnen Hochschulen angepasst werden können.
  • Die aus den gemeinsamen Projekten gewonnen Erfahrungen und das Wissen werden im Sinne von good-pratice-Erfahrungen im Verbund koordiniert ausgetauscht.
  • Dieser Informations- und Erfahrungsaustausch wird durch zusätzliche Beratungsangebote, Veranstaltungen und Schulungen ergänzt.
  • Darüber hinaus wird die Implementierung einer technischen DMS Lösungen und der Betrieb eines mandatenfährigen d.3ecm vorbereitet. Mit dieser Implementierung wird eine technische Umgebung geschaffen, die teilnehmende Hochschulen für die Einführung ihrer E-Akte nutzen können.

Organisiert und teilweise umgesetzt werden diese Aufgaben durch das Kompetenzzentrum E-Akte.NRW. Die Aufgaben sind dabei in drei  Schwerpunkte aufgeteilt worden, die jeweils von bestimmten Hochschulen im Verbund verantwortet werden. So liegt der Fokus der Universität Bielefeld in der Koordination des E-Akte-Verbunds, dem Erfahrungs- und Informationsaustausch sowie der organisatorischen und fachlichen Betreuung des landesweiten DMS. Die Fachhochschule Münster und Hochschule Düsseldorf verantworten gemeinsam die Aufgaben um die Beratungsleistungen sowie Serviceangeboten und die Universität Duisburg-Essen ist zusammen mit der Universität zu Köln für die Bereitstellung des DMS Betriebs verantwortlich.

Alle NRW Hochschulen, die das Angebot des Kompetenzzentrum E-Akte.NRW nutzen möchten sind eingeladen mit uns Kontakt aufzunehmen und am E-Akte-Verbund zu partizipieren. Die Selbstständigkeit der Hochschulen bei der Einführung der E-Akte wird dadurch nicht berührt. Sie bestimmen selbst welche Unterstützung sie jeweils annehmen möchten, wenn sie die E-Akte in ihren Institutionen in eigenen Projekten einführen. Das Kompetenzzentrum unterstützt sie dabei gern.