Glossar

Eine Akte ist eine transparente und nachvollziehbare Dokumentation des Verwaltungshandelns zu einem Gegenstand des Handelns.
Sie bildet das erste Klammerungsobjekt unterhalb der Betreffseinheit (letzte Ebene des Aktenplans/Aktenplaneintrag) mit eindeutigem Bezug zu einer Betreffseinheit.

Der Aktenplan stellt eine Hierarchie der Prozesse der Gesamtorganisation dar (meist dreistufig, also Prozessgruppen, Hauptprozesse, Prozesse).
Daneben gibt es Aktenplaneinträge für Wissensdokumente, denen keine Prozesse zugeordnet sind (z. B. Verzeichnis aller gültigen Leistungsverträge).
Die Anzahl der Ebenen im Aktenplan muss nicht immer gleich sein, ist aber unter ergonomischen Gesichtspunkten sinnvoll.

Die Aktenstruktur untergliedert eine Akte in hierarchische Einheiten und gibt damit einen Standard vor. Zudem umfasst es die Zuordnungen zu Dokumentkategorien, die unterhalb der hierarchischen Einheiten abgelegt werden sollen.

Die Betreffseinhheit bildet die unterste Ebene im Aktenplan ("Aktenplaneintrag"). Darüber befinden sich die Hauptgruppen, Gruppen und Untergruppen.

Ein Dokument umfasst eine Datei sowie die dazu erforderlichen Metadaten als aktuellen Stand.
Containerformate (z.B. EML, MSG, ZIP etc.) werden ebenfalls als eine Datei verstanden. Es obliegt dem*r Nutzer*in/Anwendungsfall, ob das Containerformat oder die enthaltenen Dateien als eigene Dokumente abgelegt werden.
Dokumente können im Rahmen ihres Lebenslaufs in unterschiedlichen Versionen entstehen. Jede Dokumentenversion wird durch eine Datei repräsentiert.

Ein Meilenstein ist der Abschluss einer (Teil-)prozessinstanz.

Ein Prozess ist ein Ablauf/Folge von Arbeitsschritten (Startpunkt, Tätigkeiten, Endpunkt). Die technische Unterstützung schwankt zwischen einfacher Ablage und strukturiertem Workflow.

Die Prozessinstanz stellt die Ausführung eines Prozesses dar, die durch einen konkreten Geschäftsvorfall ausgelöst wurde.

Register sind gliedernde Elemente auf Dokumentenebene, dass durch die Nutzer*innen mit Schreibrechten gepflegt werden kann.

Ein Teilvorgang dokumentiert die Instanz des Teilprozesses.

Der Teilvorgang wird abgeschlossen, sobald der (letzte) Meilenstein der Teilprozessinstanz erreicht wurde.

Ein Vorgang betsteht aus allen Dokumenten und dokumentierten Aktivitäten, die zu einem bestimmten Geschäftsvorfall gehören.
Er wird durch einen Auslöser erzeugt und durch den korrespondierten Prozesses abgeschlossen und dokumentiert die Prozessinstanz.